iUseExcel & Papier vs. iUseFlow
Viele Service- und Wartungsbetriebe mit 5 bis 50 Personen planen mit Excel-Tabellen, Auftragskarten aus Papier, Chat-Nachrichten und Telefon. Das funktioniert — oft erstaunlich lange. Dieser Vergleich zeigt Aufgabe für Aufgabe, was Excel und Papier gut können, was iUseFlow heute anders macht und wann sich ein Wechsel lohnt.
Stand: 30.09.2026 — beschrieben ist der heutige Funktionsumfang von iUseFlow.
Was Excel und Papier gut können.
Günstig
Eine Tabellenkalkulation ist in den meisten Büros schon vorhanden, Papier und Ordner ebenso. Es kommt keine weitere Software dazu.
Flexibel
Spalten, Farben, Notizen: Eine Tabelle passt sich jeder Arbeitsweise an, und ein Zettel ist schnell geschrieben.
Keine Einführung
Alle kennen es schon. Niemand muss ein neues Programm lernen, ein Konto einrichten oder eine App installieren.
Aufgabe für Aufgabe.
Links, wie eine Aufgabe mit Excel, Papier, Chat und Telefon typischerweise läuft; rechts, wie dieselbe Aufgabe in iUseFlow erledigt wird. Die Angaben zu iUseFlow beschreiben den Stand vom 30.09.2026.
| Aufgabe | Excel & Papier | iUseFlow |
|---|---|---|
| Woche planen | Eine Tabelle oder Plantafel pro Woche. Übersichtlich, solange eine Person sie führt; ändern mehrere gleichzeitig, muss man klären, welche Fassung gilt. | Dispositionsboard und Kalender im Browser: Aufträge und Mitarbeitende an einem Ort, für alle im Büro dieselbe Sicht. |
| Aufträge zuweisen | Per Telefon oder Chat-Nachricht. Wer welchen Auftrag hat, steht danach in der Tabelle — sofern jemand es nachträgt. | iUseFlow schlägt für offene Aufträge je eine Person vor; Sie bestätigen oder wählen selbst — die Disposition entscheidet. Auf Telefon und Tablet weisen Sie mit Antippen zu, ohne Ziehen und Ablegen. |
| Einsatz vor Ort | Auftragskarte auf Papier, Fotos auf dem eigenen Telefon, Unterschrift der Kundschaft auf dem Rapport. Alles kommt später einzeln ins Büro. | In der Techniker-App: Auftrag annehmen oder ablehnen, Status setzen, Checkliste abarbeiten, Fotos und Unterschrift der Kundschaft direkt beim Auftrag erfassen. |
| Servicebericht an die Kundschaft | Den Rapport abtippen oder einscannen und die Fotos dazulegen. | Ein Servicebericht als PDF je Auftrag — mit Kunde, Auftragstyp, den erfassten Angaben zum Einsatz und Zeiten im Schweizer Format. |
| Wiederkehrende Wartung | Intervalle in einer Liste oder Agenda. Jemand muss regelmässig nachsehen, was fällig ist. | Wartungspläne mit Intervall: Ist ein Plan fällig, entsteht daraus der nächste Auftrag, und das nächste Fälligkeitsdatum rückt um das Intervall vor. |
| Abwesenheiten & Arbeitszeit | Ferienliste, Stundenzettel und Monatstotal werden oft getrennt geführt und von Hand zusammengezählt. | Abwesenheiten, Dienstplan, Stempeluhr und Zeitkonto. Die Stunden je Person und Monat exportieren Sie als CSV-Datei für Ihre Lohnsoftware — ein Dateiexport, keine laufende Synchronisation. |
| Rechnung | Rechnung aus einer Vorlage oder aus der Buchhaltung; die Angaben aus dem Rapport werden von Hand übertragen. | Rechnung als PDF mit Schweizer QR-Zahlteil, sobald IBAN und Firmenadresse in den Einstellungen hinterlegt sind. Eine Buchhaltung ersetzt iUseFlow nicht. |
| Datenschutz & Hosting | Die Daten liegen dort, wo Ihre Dateien und Ordner liegen: auf dem Büro-PC, einem eigenen Server oder in einem Cloud-Speicher Ihrer Wahl. Zugriff und Sicherung regeln Sie selbst. | Schweiz: Exoscale, Zürich (CH-DK-2). Schweizer Auftragsverarbeiter Akenes SA. Verwaltete PostgreSQL-Datenbank; nächtliche, verschlüsselte Datenbanksicherungen in der Schweiz. Rollen und Berechtigungen, optionaler Zwei-Faktor-Login. |
| Kosten & Einstieg | Meist schon vorhanden; keine Schulung und kein Umstieg nötig. | Fixpreis pro Firma und Monat in CHF — die Stufen stehen unter Preise. Bestehende Listen übernehmen Sie per Import (siehe unten). |
Wann lohnt sich der Wechsel?
Wann Excel & Papier reichen
- Sie sind ein kleines Team, und eine Person plant alles selbst.
- Wiederkehrende Wartungen mit festen Intervallen gibt es bei Ihnen kaum.
- Ihre Kundschaft verlangt keine Berichte mit Fotos und Unterschrift.
- Nachfragen, Abtippen und Suchen kosten Sie heute kaum Zeit.
Wann sich iUseFlow lohnt
- Mehrere Personen planen oder ändern die Woche, und es ist nicht immer klar, welche Fassung gilt.
- Ihre Mitarbeitenden sind unterwegs, und Rapporte, Fotos und Unterschriften kommen erst Tage später ins Büro.
- Sie betreuen Anlagen mit festen Wartungsintervallen und wollen Fälligkeiten nicht mehr von Hand nachsehen.
- Planung, Servicebericht und Rechnung mit QR-Zahlteil sollen aus demselben System kommen.
Ihre Listen kommen mit.
Kunden, Standorte, Mitarbeitende und Kunden-Anlagen übernehmen Sie aus CSV- oder XLSX-Dateien.
Beispieldatei holen
Für jeden Datentyp gibt es eine Beispieldatei mit den Spalten, die der Import erkennt.
Liste einfügen
Ihre bestehenden Daten in diese Spalten kopieren und als CSV oder XLSX speichern. Tabellen mit Formeln oder Makros werden nicht angenommen.
Prüfen & übernehmen
Die Datei wird vor der Übernahme geprüft. Kunden-Anlagen gehören zu bestehenden Kunden: zuerst die Kunden importieren.
Was iUseFlow heute bietet — und wo die Grenzen liegen.
- Mobile App: Die native App für Android und iOS ist entwickelt; eine öffentliche Verfügbarkeit in den App-Stores wird auf dieser Seite nicht behauptet. Im Büro läuft iUseFlow im Browser.
- Lohnbuchhaltung: Die Stunden je Person und Monat werden als CSV-Datei exportiert — zum Import in Ihre Lohnsoftware. Das ist ein Dateiexport, keine laufende Synchronisation.
- Sicherheit & Hosting: Rollen und Berechtigungen sowie ein optionaler Zwei-Faktor-Login. Gehostet in der Schweiz bei Exoscale in Zürich — Details unter Sicherheit.
- Planung: iUseFlow schlägt Personen für offene Aufträge vor, die Disposition entscheidet. Zugewiesen wird erst, wenn Sie bestätigen.
- Buchhaltung: iUseFlow erstellt Rechnungen als PDF, ist aber keine Buchhaltungssoftware.
Stand: 30.09.2026. Die Angaben zu Excel und Papier beschreiben verbreitete Arbeitsweisen, keine Produkteigenschaften. Excel ist eine Marke ihrer Inhaberin; iUseFlow steht in keiner Verbindung zu ihr.
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